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Mentions légales

Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, VIGI-SECURITE informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées (au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD).

Demande de devis et de renseignement de la part des interlocuteurs travaillant chez nos prospects

Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients potentiels sont enregistrées par VIGI-SECURITE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation prospect précontractuelle. Seuls la Direction et le personnel commercial peuvent accéder aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 2 ans après inactivité de la relation. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur le consentement des personnes concernées ou notre intérêt légitime qui est la base légale retenue. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-prospects à des sous-traitants potentiels dans le cadre d’une commande éventuellement sous-traitées ou à des co-traitants potentiels.

Données des interlocuteurs travaillant chez nos clients

Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients sont enregistrées par VIGI-SECURITE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi des dossiers et la facturation associée. Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients (notamment les agents sur le terrain, le service exploitation et les contrôleurs) peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et 10 ans pour les pièces comptables nominatives. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :

  • l’exécution d’une relation contractuelle qui est la base légale retenue ;
  • ou notre intérêt légitime ;
  • ou l’exécution de toute législation en vigueur applicable.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-clients à des sous-traitants dans le cadre d’une commande sous-traitées ou à des co-traitants.

Données des comptes-rendus et des mains-courantes

Un système (papier et/ou digitalisé) de compte rendu d’incidents a été mis en place par le VIGI-SECURITE (qui est le responsable du traitement). La finalité de ces enregistrements qui contiennent des données personnelles éventuelles (plaques d’immatriculation éventuelles, comportements et identités des personnes liées à une problématique, téléphones, adresses, photos éventuelles, …) est :

  • protéger les personnes et les équipements ainsi que limiter les incidents et aider le cas échéant à la matérialisation des infractions et des preuves associées sur la base juridique nos obligations contractuelles voire légales ;
  • transmettre des mains courantes éventuelles aux autorités sur la base juridique de nos obligations contractuelles voire légales ;
  • l'évaluation de nos employés et l'amélioration de la qualité du service sur la base de nos intérêts légitimes ;
  • transmettre des données qualitatives à nos clients en vue d’évaluation sur la base juridique d’une relation contractuelle.

Seuls la Direction et le service exploitation et qualité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée pour les délais de prescriptions des délits qui est de 6 ans ou par les délais contractuels s’il y a lieu. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel peut être basée sur :

  • l’intérêt légitime (notamment de sécurisation et d’amélioration qualitative) de nos clients ;
  • ou notre intérêt légitime (voire vital) de sécurisation de nos agents et équipements ;
  • ou l’intérêt légitime des usagers de nos clients ;
  • ou l’exécution de la charte de l’agrément CNAPS ;
  • ou une l’obligation légale liée à une législation en vigueur ;
  • ou notre intérêt légitime en tant que prestataire de sécurité ou employeur.

Nous signalons que les comptes-rendus et les mains courantes peuvent être transférés aux autorités compétentes ou à nos commanditaires.

Données d’enquêtes de satisfaction remplies par nos clients

Des données personnelles d’enquêtes de satisfaction sont enregistrées par VIGI-SECURITE en tant que :

  • sous-traitants du client qui est le responsable de traitement dans le cas d’un contrat qui prévoit une obligation d’enquêtes ;
  • responsable de traitement en l’absence d’obligation contractuelle.

La finalité des enregistrements (identités éventuelles, informations d’évaluations, informations d’évaluation et problématiques) est l’amélioration de la qualité et le respect d’obligations contractuelles éventuelles. Seuls la Direction, le service exploitation et le personnel commercial concerné peuvent accéder aux données collectées. La durée maximale de conservation des données est fixée par le contrat s’il y a lieu ou à défaut 2 ans après la fin de la relation contractuelle. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’une relation contractuelle qui est la base légale retenue en cas d’obligation contractuelle ou notre intérêt légitime en l’absence d’obligation contractuelle. Nous signalons le transfert possible des jeux de données d’enquête au commanditaire concerné.

Candidature à un emploi ou demande de stage

Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi sont collectés par VIGI-SECURITE, qui est le responsable du traitement, en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seules la Direction et le personnel concerné par le recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel peut être basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur qui est la base légale retenue. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV et des profils à des clients potentiels, des institutions ou des partenaires exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques (notamment de CVthèques ou de réseaux professionnels) ou en provenance de cabinets de recrutement.

Annuaire, carnet d’adresse et répertoire des contacts-partenaires

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par VIGI-SECURITE qui est le responsable du traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

Données des fournisseurs référencés ou potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par VIGI-SECURITE qui est le responsable du traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’une relation contractuelle d’achat matérialisée par un bon de commande. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

Newsletters et invitations à des évènements

Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par VIGI-SECURITE qui est le responsable du traitement. Vous pouvez signaler à dpo@vigi-securite.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

Architecture informatique sécurisée

Nos données et les données de nos clients sont localisées dans nos locaux sécurisés ou dans nos datacenters sécurisés en Europe (notamment OVH®). Nous signalons toutefois l’utilisation d’outils certifiés Privacy Shield (notamment Gmail® et GoogleDrive®) qui peuvent faire transiter des données en dehors de l’EU dans un cadre licite et sécurisé.

Vos droits

Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des structures de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables, externalisés, commissaire aux comptes, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@vigi-securite.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, VIGI-SECURITE, 42 Allée Gambetta, 93340 LE RAINCY. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements s’il y a lieu et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

Utilisation de cookies

Les cookies permettent d’enregistrer les informations (non personnelles) relatives à la navigation des utilisateurs sur internet. Les cookies déposés par Linkeo ont pour objectif l’amélioration de l’expérience de navigation des visiteurs ainsi que l’optimisation des statistiques. Ceux-ci ne seront utilisés que dans le cadre de votre navigation sur le site vigi-securite.fr

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